01
Asigne una referencia individual
Dé a cada unidad ofrecida una referencia interna y conserve al lado el número de inventario del vendedor. El número OEM o de catálogo ocupa otro campo. Dos piezas pueden tener la misma aplicación y distintos estados, accesorios o pruebas. La referencia de aplicación no identifica por sí sola la unidad física.
02
Registre la aprobación antes de recoger
Vincule oferta aceptada, fotos de la unidad, componentes incluidos y aprobador. Marque como retenidas las unidades pendientes. Una sustitución requiere otra revisión y un historial del cambio. Recoger o pagar la mercancía no sustituye la decisión técnica de la persona designada por el comprador.
03
Conecte unidades y lista de empaque
En la consolidación acordada, registre cantidades recibidas y diferencias visibles respecto de las unidades esperadas. Asigne cada unidad liberada a bulto y línea final, incluidos accesorios embalados aparte. La tabla usa referencias ilustrativas; no describe existencias disponibles ni una inspección realizada por VIN EXPRESS.
| Referencia | Registro de compra | Registro de embalaje |
|---|---|---|
| Unidad A | Oferta y aprobación del vendedor A | Bulto 1 / línea A |
| Unidad B | Oferta y aprobación del vendedor B | Bulto 2 / línea B |
| Accesorio A | Incluido con unidad A | Bulto 3 / línea A-1 |
| Unidad retenida | Pregunta pendiente y responsable | Excluida del despacho |
04
Aísle la incidencia del resto
Si no coincide una etiqueta, accesorio o registro de estado, identifique unidad y responsable de decidir. Acuerde retención, devolución o nueva aprobación escrita. No intercambie unidades parecidas para hacer coincidir el total. Confirme el efecto sobre embalaje, costos y fecha de salida.
05
Libere una versión definida
Envíe al receptor lista final de bultos, correspondencias y excepciones acordadas. Identifique la versión utilizada y distinga archivos anteriores. Revise preparación, transportista y requisitos del destino por separado. Consolidar coordina una entrega, pero no acredita compatibilidad, pruebas ni aceptación de importación de cada pieza.
06
Ejemplo: cantidad correcta, fotos equivocadas
En un pedido ilustrativo, dos vendedores ofrecen una transmisión cada uno. Llegan dos unidades, pero las fotos de una referencia pertenecen a la otra. La cantidad coincide y la trazabilidad falla. Se retiene la unidad afectada, se aclara su identidad y se corrige la relación con el bulto antes del despacho.
VIN EXPRESS / Puntos para decidir
Antes de liberar el pedido
- Conserve referencias internas y del vendedor.
- Separe identidad y número de aplicación.
- Adjunte fotos, accesorios y aprobación.
- Relacione unidades y accesorios con bultos.
- Resuelva sustituciones y retenciones expresamente.
- Comparta la versión final con el receptor.
Fuentes y lecturas adicionales
- ARA / URG / Team PRP: preparación y envío
Referencia para números de inventario e identificación; no audita operaciones de VIN EXPRESS.
- FedEx Trade Networks: Cargo Claims Procedures
Contexto sobre listas, facturas y observaciones en una revisión de carga.
- FedEx Freight: formulario y preguntas frecuentes
Campos de evidencias; los requisitos del servicio siguen siendo específicos.