01
現物ごとに固有の参照を付ける
提示された中古部品一つずつに内部番号を付け、販売者の在庫番号も残します。OEM品番やカタログ番号は別の欄で管理します。同じ適用品番の部品でも、現物の状態、付属品、試験記録は異なり得ます。適用品番だけを個体識別の代わりにしないようにします。
02
回収前の承認内容を残す
承認した見積、現物写真、含まれる部品、判断者を各番号に対応付けます。未解決品は出荷可能品と区別して保留します。販売者が代替品を提案した場合は再確認し、変更前後を記録します。引取りや支払いの事実だけでは、買い手側の技術判断を済ませたことにはなりません。
03
梱包明細へ現物を対応付ける
合意した集貨段階で、到着数量と予定品との差異を記録します。出荷承認済みの現物を外装番号と明細行に対応付け、別梱包の付属品も同じ関係が追えるようにします。下表の番号は説明用の例であり、在庫や実施済み倉庫検査の記録ではありません。
| 参照 | 購入時の記録 | 梱包時の記録 |
|---|---|---|
| 現物A | 販売者Aの見積と承認 | 梱包1・明細A |
| 現物B | 販売者Bの見積と承認 | 梱包2・明細B |
| 付属品A | 現物Aに含まれる物 | 梱包3・明細A-1 |
| 保留品 | 未解決事項と判断者 | 出荷対象から除外 |
04
不一致を該当品だけに分けて扱う
ラベル、付属品、状態資料が一致しない場合は、該当番号と判断担当者を明示します。保留、販売者への返却、再承認のいずれかを記録し、数量を合わせるために似た現物へ無断で交換しません。梱包、追加費用、出荷日への影響も関係者で確認します。
05
出荷に使う資料の版を決める
受取側へ最終梱包一覧、現物対応表、合意した例外記録を渡します。出荷承認に用いた版を明示し、古い資料と混ざらないようにします。実際の準備、運送会社、仕向地の要件は別途確認します。集貨調整だけでは、適合、機能試験、輸入受入れを確認したことにはなりません。
06
例：数量は合うが写真が違う
架空の注文例で、二つの販売者が各一台のトランスミッションを提示します。入荷数は二台ですが、一方の番号に別の販売者の写真が付いていました。数量の一致だけでは識別の問題は解消しません。該当品を保留して確認し、訂正した番号を最終梱包一覧へ引き継いでから出荷判断を行います。
VIN EXPRESS / 判断の要点
集約発送を承認する前に
- 内部番号と販売者番号を関連付ける。
- 個体識別と適用品番を分ける。
- 写真、付属品、承認を対応付ける。
- 現物と別梱包付属品を明細に記載する。
- 代替と保留を明示して判断する。
- 受取側へ最終版を共有する。
出典・参考資料
- ARA・URG・Team PRP：部品準備と輸送
在庫番号や識別の業界参考資料。VIN EXPRESSの業務監査ではありません。
- FedEx Trade Networks：Cargo Claims Procedures
梱包明細、請求書、受領時記録の役割を確認する資料。
- FedEx Freight：申告書とFAQ
輸送と品目の証拠項目。利用サービスの条件は別途確認します。